Generalforsamling i Gylling Sport og Idræt - Bestyrelsens beretning 2023

REFERAT GENERALFORSAMLING GYLLING SPORT OG IDRÆT DEN 19. MARTS 2024 

Antal fremmødte: 15 

1. Valg af dirigent og stemmetællere

Bestyrelsen foreslog Lars Kaysen til at være dirigent. Forslaget blev vedtaget af de fremmødte på dagens generalforsamlingen. 

2. Bestyrelsen/Formanden aflægger beretning

Bestyrelsesberetningen blev fremført af formand for bestyrelsen Lars Larsen.

Bestyrelsesberetning GSI 2023

Tak for ordet og tak fordi I har taget jer TID til at møde op til JERES generalforsamling. Som jeg skrev i indkaldelsen til dagens kedelige generalforsamling, har vi valgt at gøre dagens dagsorden mere dynamisk og vi vil gerne have jeres løbende input og jeg vil også være mere spør-gende i både bestyrelsens beretning og regnskabet for foreningen. Vi ønsker debat og input for at skabe et rum for udvikling og interesse for jer som benytter Gylling Sport og Idræt. På den måde håber jeg dagens overskrift bliver gjort til skamme. Derfor markere endelig, hvis I har input eller spørgsmål, så vil dirigenten og jeg holde godt øje med, om nogen har noget på hjerte. 

Jeg skrev i indkaldelsen:

”Hvis man ikke kender fortiden, forstår man ikke nutiden og egner sig ikke til at forme fremtiden”

Jeg håber I vil være med til at forme fremtiden og derfor vil jeg starte med at være lidt tilbage skurende. Det vil jeg gøre under tre overskrifter. 

1. Frivillighed under pres
2. Synlighed i ord og billeder
3. Bestyrelse kontra udvalg

Bestyrelse kontra udvalg:

Bestyrelsen består i dag af tre personer, én formand, én næstformand, én kasserer, samt en sup-pleant. Dvs. bestyrelsen er derved skåret helt ind til benet. Det gør at der ikke skal bruges seks-syv faste bestyrelsesmedlemmer. Disse vælges for to år ad gangen. Vi har forskellige opgaver men grundlæggende handler det om at facilitere driften af foreningen og udvikle det retningsskabende i samarbejde med udvalgene.

Udvalgsarbejdet taler ind i en tendens, som har præget frivilligheden den senere årrække om et ønske om ikke at være bundet til opgaver, fast struktur eller kedeligt bestyrelsesarbejde. Er man medlem af badmintonudvalget så udvikler man udelukkende badminton og man melder klart ind hvad ens interesseområde er og hvad man kan tilbyde. Hvor lang tid man deltager, er op til en selv, uagtet om det er et halvt år, ét år eller ti år. Her er man ikke valgt ind men kan droppe ind/ud af fællesskabet løbende. Alle udvalg vælger en ”formand”, som er udvalgets stemme ind i bestyrel-sen og har ligeledes stemmeret til møderne. Det giver fleksibilitet og mulighed for flere at byde ind.

Spørgsmål:

· Har vi været for dårlige til at italesætte denne mulighed og derfor er vores udvalg, de senere år, ble-vet mindre og mindre? Og var I bekendt med denne forskel og mulighed?

Svar fra de fremmødte var at vi ikke havde synliggjort dette ordentligt og de ikke var bekendte med forskellen og mulighederne. Vi kunne med fordel kunne tydeliggøre dette på vores hjemmeside, samt lave opslag på sociale medier med dette. På den måde bliver informationerne nemmere tilgængelig for alle.

· Tænker I at det er en god måde vi har valgt at organisere os på i Gylling Sport og Idræt?

Svar fra fremmødte var at der var nogle som var bekymret for at den nuværende model krævede rigtig mange frivillige og dermed var nervøs for at hele afdelinger måtte lukke, hvis der ikke kunne findes nye trænere og udvalgsmedlemmer til arbejdet i foreningen. Bestyrelsen har et ønske om at prøve, at fastholde modellen, da den taler ind i måden unge og forældre i analyser fra DIF og DGI ønsker at være frivillig.

Generalforsamlingen synes også vi skulle se nærmere på endnu tættere samarbejde med naboforeninger og sågar fusionere hold/afdelinger.

Der var ligeledes et ønske om at bestyrelsen, så nærmere på betalte trænere, f.eks. til voksen-sport og idræt, så man kunne igangsætte nye holdtilbud.

· Efter generalforsamlingen kan man snakke med udvalgsformændene, hvis man gerne vil høre mere om arbejdet indenfor en bestemt sportsgren eller har en ny idé.

Bestyrelsen opfordrede alle til at snakke med de fremmødte udvalgsformænd efter generalforsam-ling, så man kunne høre nærmere om deres specifikke arbejde.

Frivillighed under pres:

Vi gik ind i 2023 med den overbevisning om at vi var godt på vej. Nogle af vores tiltag virkede og vi så en øget lyst til deltagelse på trænersiden og delvis i nogle af udvalgene. På ungdomsholdene, i fodbold-afdelingen, er vi blevet ramt af små klassetrin og derfor er det blevet sværere, at få hold til at hænge sammen både på antal udøvere og frivillige forældre. Det har desværre betydet luk-ning af nogle hold i 2023. Fodboldafdelingen har dog haft held til at starte et herre-senior hold op. Der har været interesse fra voksne om at der blev startet voksen-hold op indenfor forskellige sportsgrene, men ikke den store lyst til at være ansvarlig for disse eventuelle nye tiltag.

De nyeste analyser af frivillighed i Danmark viser, at unge gerne vil være frivillige, men helst vil være ad-hoc frivillige ved events eller i decideret grupper og teams, hvor i der skabes fællesskab. Vi vil gerne de unge og vi arbejder på gruppedelen, så vi kan blive interessante i fremtiden. Det som gør det svært i dag er, at det er en brydning med den faste foreningsstruktur og hvordan kan vi få det til at hænge sammen med den lidt ældre generation af frivillige. Vi har dog en forventning om at gruppedelen måske også vil virke appellerende til de 25-40-årige, som er første-gangs-forældre/frivillige til et barn i foreningen.

Spørgsmål:

· Har vi fat i den lange ende og er gruppedelen med teams her vi skal satse mere på i fremtiden? Hvis ja, hvordan skal vi tilbyde det?

Generalforsamlingen ønskede at bestyrelsen så nærmere på strukturændringer der kunne være med til at gøre det mere attraktiv at være træner eller leder i foreningen. Der var ikke korrekte for-slag til hvorledes dette kunne ændres.

Generalforsamlingen ønskede også at der var større synlighed og der blev brugt flere kræfter på synlighed af vores tilbud med f.eks. små historier fra de teams som der er i dag.

· Hvis du skulle være frivillige i dag, hvad er så mest vigtigt, at bestyrelsen eller udvalgene kan gøre for at understøtte, at du vil være med til at gøre en forskel i din lokale sports- og idrætsforening?

Der var flere idéer fra forsamlingen. Øget medbestemmelse, vigtigheden af at få frivilligt arbejde med på CV, synliggørelse af arbejdsopgaver, synliggøre at de måske ikke kræve at man er ekspert for at være træner, men bare har lyst til at arbejde med børn og unge, flere historier og evt. portrætter af frivillige.

· Er der andre ting du kan se vi kan gøre for at ændre på lysten til at deltage som frivillige?

Her var ikke nye ting på bordet.

Synlighed i ord og billeder:

Vi befinder os i en TID, hvor synlighed via billeder og ord, specielt via de sociale medier fylder utro-lig meget. Derfor satte Gylling Sport og Idræt i slutningen af 2023 gang i en strategi om at øge syn-ligheden af foreningen, tilbud og behov for frivillige. Det har indtil videre udmøntet sig i træner-søgninger, som er bedre beskrevet, samt historier så som kampreferater, eller ved events, hvor der skrives historier. I har nok for nylig f.eks. set historien om de 80 kvinder, der deltog i vores danseaften eller opslag omkring søgninger på trænere.

Specielt på sociale medier har vi brug for jeres hjælp. Hvis blot fire/fem stykker mere går ind og deler, liker og kommentere på vores opslag, så vil vores rækkevidde stige markart. Her kan I virke-lig gøre en stor forskel ved et lille stykke arbejde.

Vi overvejer også andre sociale medier, da vi er bekendt med at den nye generation ikke benytter f.eks. Facebook som mange af +40-årige gør i dag. Grundet begrænset TID tør vi dog ikke at kaste os ud i flere, førend der evt. er nogle nye udvalgsmedlemmer som kan hjælpe med den opgave.

Se Danmarks statistik: https://www.dst.dk/da/Statistik/nyheder-analyser-publ/nyt/NytHtml?cid=46771

Spørgsmål:

· Hvor ser du i dag reklamer for Gylling Sport og Idræt og dennes underafdelinger?

Generalforsamling så primært reklamer fra foreningen på Facebook, hjemmeside eller når der blev sendt e-mails direkte ud til medlemmerne.

· Hvilken type indhold kunne du godt tænke dig at se mere af i fremtiden?

De kunne godt tænke sig mere indhold fra de enkle afdelinger, både i form af fakta og tilbud, men også bare den gode historie. Derudover ønskede de flere tilbud til voksen sport og idræt.

· Sidder der nogen her i dag eller kender I nogle som evt. kunne være interesseret i, at tage billeder eller skrive historier?

Der var ikke nogen til generalforsamlingen som kunne byde ind her. Men de fremmødte vil give lyd såfremt de fandt nogle i deres bekendtskabskreds som evt. kunne byde ind.

Tak for tiden:

Vi skal om lidt godkende et regnskab, som viser et driftsmæssigt overskud på den primære drift. Det synes jeg godt vi i bestyrelsen og foreningen kan være lidt stolte af, da vi har nogle af kommu-nens laveste holdpriser og det skyldes vores fælles indsats for frivilligheden. Det kræver faktisk meget i dag, at kunne køre en forening og samtidig skabe den tryghed, nærhed samt det sammen-hold, der kræves for aktiv deltagelse. Men der er ingen tvivl om at vi arbejder med et skrøbeligt grundlag både økonomisk og frivillighedsmæssigt. Derfor har foreningen brug for endnu mere del-tagelse og opbakning i kommende år end nogensinde før. Vi er villige til at investere både tid og penge i de frivillige og foreningen, så det er muligt at dyrke sport og idræt i fritiden i Gylling. I den forbindelse vil bestyrelsen også benytte lejligheden til at takke nye og gamle trænere. Det er jeres fortjeneste at vores børn og unge, uge efter uge, får træning og unikke kampoplevelser.

Bestyrelsen vil også sende en kæmpe tak til alle samarbejdspartnere og sponsorer for at støtte op omkring Gylling Sport og Idræt. I har været med til at være en drivende faktor for foreningens ud-vikling. En særlig tak til Intersport Odder, OK og Brugsen Gylling. I gør hver især en ekstra indsats for foreningen. Vi vil ligeledes sende en særlig tak til vores nabo-foreninger i Odder Kommune, som altid er indstillet på at lave tværfagligt samarbejde og sparring på tværs af kommunen. Specielt ØFUG har de seneste år vist vejen for god og konstruktiv sparring omkring idrætstilbud i nær-området.

Der skal lyde en kæmpe tak til Signe, Thomas, Rikke, Peter, og Kristen for den TID I tager til samarbejdet omkring bestyrelsesarbejdet og i udvalgene. I gør en uundværlig indsats for foreningen og I er årsagen til, at der stadig udvikles og driftes økonomisk ansvarligt. Man får aldrig de skulderklap man fortjener, men alle som en skal her roses for deres indsats.

Spørgsmål:

Denne form hvor der stilles spørgsmål til de fremmødte til generalforsamling og man får mulighed for at indgå i debat/dialog er det en god form i stedet for den traditionelle form?

Der blev udtrykt stor begejstring for den dialogbaseret bestyrelsesberetning, da det gav løbende input fra flere og synliggjorde succeser og udfordringer i foreningen meget bedre.

Det eneste de fremmødte var kede af var at der ikke var flere som kom til dagens generalforsamling. Det kunne bestyrelsen kun være enig i og opfodrede alle de fremmødte til at tage en ven eller en nabo med til næste generalforsamling.

Formanden takke fordi de lytte og deltog i denne beretning.

Der var ikke øvrige spørgsmål til formandsberetningen og dirigenten indstillede bestyrelsens be-retning til generalforsamlings godkendelse.

Generalforsamling godkendte bestyrelsesberetningen.

3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab

Årsregnskabet for Gylling Sport og Idræt blev fremlagt af Formand Lars Larsen.

Årsregnskabet kan læses via Gylling Sport og Idræts hjemmeside og downloades her: Årsregnskab for Gylling Sport og Idræt

Årsregnskabet blev indstillet til godkendelse af bestyrelsen, samt godkendt af ekstern revisor Ib Hansen uden kommentar.

Årsregnskabet blev godkendt af generalforsamlingen.

4. Behandling af indkomne forslag

Der er var ikke kommet indkomne forslag indenfor fristen på en uge før generalforsamling. Derfor kunne evt. forslag fra de fremmødte først behandles under eventuelt.

5. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleant

Kasserer Kristen Dahlgaard var på valg og ønskede genvalg. Der var ikke andre kandidater som øn-skede valg til bestyrelsen.

Generalforsamlingen genvalgte Kristen Dahlgaard til bestyrelsen for en 2-årige periode.

Suppleant Andreas Matti Minet var på valg som suppleant for 1 år og ønskede genvalg.

Generalforsamlingen genvalgte Andreas Matti Minet til suppleant for bestyrelsen.

Bestyrelsen ønskede gerne en ekstra suppleant til bestyrelsen men der var ikke interesserede til dagens generalforsamling.

6. Valg af revisor samt suppleant for denne

Revisor Ib Hansen var på valg og ønskede genvalg. Der var ikke andre kandidater som ønskede valg som revisor.

Generalforsamlingen genvalgte Ib Hansen som revisor for foreningen.

Revisorsuppleant Carsten Risager var på valg og ønskede genvalg. Der var ikke andre kandidater som ønskede valg som revisorsuppleant.

Generalforsamlingen genvalgte Carsten Risager som revisorsuppleant for foreningen.

7. Eventuelt. 

Der var flere der ønskede ordet under evt. med spørgsmål og opfordringer.

Kan man være passivt medlem? Ja, det kan man godt. Bestyrelsen laver en særskilt tilmeldingsmulighed på hjemmesiden for folk som gerne vil støtte op omkring Gylling Sport og Idræt.

Der var et håb om bedre oprydning omkring skaterrampen. Bestyrelsen vil henstille til skolen at de skal føre styrket overvågning af området i skole- og SFO-tiden, da der smides sten, grene, og affald både på og omkring rampen. Såfremt der opsættes affaldsspande er det vores ansvar at tømme – kommunen vil ikke sætte skraldespande op. Det er samme udfordring ved Multibanen, hvor også baskekurve er ødelagt. Her lovede bestyrelsen at der ville blive indkøbt nye plader evt. i bedre materiale.

Kan suppleant søges via Facebook, ja, men personen skal vælges ind på en kommende generalfor-samling. Det er også en praksis bestyrelsen benytter hvis nødvendigt. Men da vi godt vil have en mere så vil det give god mening at starte i god tid.

Kan DGI/DBU hjælpe i forhold med erhverve frivillige? Ja, og der deltages også i forskellige forums både med andre foreninger, samt med både DGI og DBU.

Forslag om fleksibel tilmelding (Pay and Play) evt. med et grundbeløb som start for at registrere medlemskab. Dette kunne være attraktivt til voksenpublikum til aktiviteter der ikke forgik i decide-ret hold så som fodbold.

Der var forslag om en skydeafdeling, Gokart/motorcross, BMX-Bane, samt Dart. Alle rigtig gode forslag som bestyrelsen gerne vil bakke op om såfremt der kunne findes tovholder som ville være ansvarlig for udviklingen lige som vores andre udvalg. Grundlæggende har man idéen står vi klar med hjælp, vejleden og struktur.

Derudover var der gevaldig opbakning til danse-arrangement vi afholdte for nylig og der var ønske om lignende arrangementer eller decideret dansehold.